Bij automatisering denken veel mensen aan grote, dure systemen. In de praktijk zit de meeste winst vaak in kleine, terugkerende taken. Hieronder vijf processen die in bijna elke organisatie voorkomen en zich goed lenen voor automatisering.
1. Verwerking van webformulieren
Aanvragen via de website worden vaak handmatig overgenomen in een spreadsheet of CRM. Met een eenvoudige koppeling komen gegevens direct op de juiste plek en krijgt de juiste collega automatisch een melding.
2. Facturen en betalingsherinneringen
Het opstellen van terugkerende facturen en het versturen van herinneringen volgt vaste regels. Dat maakt het een ideale kandidaat om te automatiseren, met een controlemoment voordat iets wordt verstuurd.
3. Interne goedkeuringen
Inkoopaanvragen, verlof of declaraties gaan vaak via e-mail heen en weer. Een digitale goedkeuringsflow zorgt voor een vaste route, een duidelijk overzicht en een spoor van wie wat heeft goedgekeurd.
4. Periodieke rapportages
Elke maand dezelfde cijfers verzamelen, kopiëren en opmaken kost uren. Een automatisch gegenereerd rapport bespaart die tijd en vermindert de kans op fouten.
5. Klantcommunicatie bij vaste momenten
Bevestigingen, herinneringen voor afspraken en welkomstberichten kunnen automatisch worden verstuurd, zodat klanten tijdig worden geïnformeerd.
Tip
Automatiseer een proces pas als het duidelijk is. Een rommelig proces automatiseren levert vooral sneller rommel op. Breng daarom eerst de stappen in kaart.