Wie een nieuw systeem nodig heeft, staat voor een klassieke keuze: een bestaand softwarepakket aanschaffen of software laten ontwikkelen die precies past. Beide opties hebben voor- en nadelen. Deze vragen helpen bij het maken van een goede keuze.
Is uw proces standaard of onderscheidend?
Voor processen die bij de meeste organisaties hetzelfde zijn, zoals boekhouding of e-mail, is standaardsoftware vrijwel altijd de beste keuze. Maatwerk is vooral zinvol voor processen die uw organisatie uniek maken.
Hoeveel moet u aanpassen?
Als een pakket 80 procent van uw behoeften dekt zonder aanpassingen, is dat vaak een goede deal. Moet u het pakket ingrijpend aanpassen, dan worden updates en onderhoud lastig en kostbaar.
Wat zijn de totale kosten over meerdere jaren?
Vergelijk niet alleen de aanschafprijs. Neem licenties, aanpassingen, onderhoud, hosting, training en de kosten van workarounds mee over een periode van drie tot vijf jaar.
Hoe zit het met koppelingen?
Software staat zelden op zichzelf. Controleer of een pakket goede koppelmogelijkheden (API's) heeft, of dat maatwerk eenvoudiger aansluit op uw bestaande systemen.
Wie is eigenaar van de oplossing?
Bij maatwerk is het belangrijk vooraf afspraken te maken over broncode, documentatie en overdraagbaarheid, zodat u niet afhankelijk wordt van één leverancier.
Combinatie werkt vaak het best
In de praktijk is de beste oplossing vaak hybride: standaardsoftware waar het kan, en maatwerk of koppelingen waar het verschil wordt gemaakt.